مهلت ارسال نسخه نهایی مقالات تا تاریخ ۱۴۰۳/۰۱/۲۷می‌ باشد. در صورت عدم دریافت فایل نهایی مقالات تا تاریخ مذکور، امکان چاپ مقاله در مجموعه مقالات به هیچ عنوان وجود نخواهند داشت. این تاریخ قطعی و غیرقابل تمدید است.
در نسخه نهایی مقالات امکان ایجاد تغییرات عمده مانند تغییر اسم نویسنده، اضافه یا کم کردن نویسندگان، افزودن منبع جدید، تغییرات در شبیه‌سازی و... امکان پذیر نیست. در نسخه نهایی صرفاً امکان اصلاح اشکالات نگارشی محدود امکان پذیر هست؛ به گونه‌ای که مفهوم متن تغییر نکند و همچنین تغییرات اساسی فقط در حد اعمال نظرات اصلاحی داوران و دبیر محور مربوطه باشد.
مطابقت زبان مقاله، عنوان مقاله و نیز ترکیب و ترتیب نویسندگان در نسخه نهایی در مقایسه با نسخه اولیه ضروری است.
چنانچه در هر مرحله از پذیرش، تقلب یا تخلف پژوهشی در رابطه با مقاله‌ اثبات شود، مقاله مزبور از برنامه و مجموعه مقالات کنفرانس حذف شده، عواقب این موضوع متوجه نویسندگان مقاله می‌باشد.